GMD - Gerenciamento Matricial de Despesas

GMD - GERENCIAMENTO MATRICIAL DE DESPESAS

Na base orçamentária usual, é comum você verificar os gestores fazerem seus orçamentos baseados em duas premissas :

1) Utilizar o histórico de despesas, não pensando estrategicamente como será utilizado os recursos e nem se existem formas de otimização;

2) Inflacionar os seus custos para criar uma “zona de conforto” para atingir as metas mais facilmente.

É reforçado com a atitude de se gastar a verba aprovada, para não ser penalizado no próximo orçamento que normalmente a controladoria assume a despesa realizada no ano anterior como base.

Inclusive, no processo tradicional, o controle dos gastos é centralizado, o que cria um acúmulo de trabalho no setor de orçamento e, ainda, faz com que a ineficiência seja apenas detectada e sua correção imposta ao chefe do centro de custos ineficiente. Isto significa que o desvio é detectado depois do fato acontecido. Vemos, então, que, nos métodos tradicionais, nas duas situações, tanto na elaboração quanto no controle, o erro é corrigido em vez de ser evitado.

O orçamento base-zero procura disciplinar a elaboração orçamentária, substituindo um corte de despesas imposto de cima para baixo por uma proposta de alocação de recursos de baixo para cima, agindo antes que o erro aconteça, racionalizando o processo e criando um compromisso dos executivos com as metas propostas. O gerenciamento matricial de despesas, além de funcionar como um importantíssimo instrumento auxiliar no processo de alocação de recursos na fase de elaboração do orçamento, procura assim antecipar ao erro na fase do controle orçamentário.

E o GMD não é simplesmente cortar as despesas de cada área, mas, sim, por meio de uma análise detalhada de todos os gastos da Empresa, identificar oportunidades de MELHOR APROVEITAMENTO dos recursos. A proposta é reconhecer as oportunidades de economias onde elas realmente existam.

Vamos exemplificar esta análise rememorando uma situação que já vivemos em nossas casas. Na época do Apagão, quando houve riscos de ficarmos sem energia elétrica, todos nós tivemos que buscar alternativas de economia. Trocamos as lâmpadas por outras mais econômicas, desligamos equipamentos eletrônicos que eram pouco utilizados, passamos a tomar banhos mais rápidos, enfim, adotamos medidas que nos permitiram economizar energia, sem que para isso fosse preciso ficar “sem luz” em casa.

Buscar a identificação das economias que possam ser feitas sem comprometer o bom funcionamento de cada atividade. É um processo que é implementado com a PARTICIPAÇÃO DE TODOS. É a UNIÃO dos esforços individuais que traz a possibilidade de alcançarmos melhores resultados para a Empresa.

Princípios do Gerenciamento Matricial de Despesas

Gerenciamento Matricial de Despesas é um instrumento gerencial utilizado para o planejamento e controle do orçamento anual. Sua implementação é baseada em três princípios:

· Controle cruzado: isto significa que todas as despesas orçadas devem ser acompanhadas por duas pessoas. O gerente do centro de custos da entidade e o gerente do pacote de gastos;

· Desdobramento dos gastos: implica que, para a definição das metas, todos os gastos devem ser detalhados até o nível de atividades e de unidade orçamentária.

· Acompanhamento sistemático: isto implica em instituir uma dinâmica de acompanhamento dos resultados, comparando-os com as metas e definindo ações corretivas para os desvios.

As premissas do Gerenciamento Matricial de Despesas:

· Exame detalhado dos gastos e despesas.

· Metas de redução específicas para cada área.

· Desafios compatíveis com o potencial de ganho.

Na perspectiva do GMD (para não confundir com o conceito de pacote de decisão utilizado no orçamento base-zero), os pacotes de gastos são grupos de despesas de uma mesma natureza e que, geralmente (mas, nem sempre), são comuns a vários centros de custos. Exemplos de pacotes de despesas são:

Serviços de apoio, compreendendo materiais de escritório, materiais de limpeza, material de informática, manutenção de equipamentos, despesas de telefone, energia elétrica, aluguéis de equipamentos etc.

Despesas de pessoal, compreendendo folha, rescisões, assistência médica, vale transporte, seguro de vida em grupo, encargos etc.

Despesas comerciais, compreendendo comissões, royalties, cartazes e catálogos, serviços gráficos, programação visual, propaganda e publicidade, feiras e exposições, etc.

Despesas com veículos, compreendendo combustíveis e lubrificantes, manutenção, IPVA, multas etc.

Serviços de terceiros, compreendendo advogados, consultorias, segurança patrimonial, fornecimento de refeições industriais, auditores externos etc.

Já as entidades são unidades da estrutura organizacional (no caso do orçamento de receitas e gastos orçamentários) ou do projeto (no caso do orçamento de capital). Estas entidades devem ser desdobradas, de acordo com o organograma da empresa, em diretorias, gerências e centros de custos. O objetivo das entidades decompostas em seus diferentes níveis é estabelecer uma clara definição gerencial pelo controle dos gastos. Assim, a entidade Diretoria Financeira, por exemplo, pode ser dividida em dois centros de custos – tesouraria e controladoria – e cada um destes centros de custos, em outros três centros de custos, conforme o diagrama a seguir.

A idéia de ter sempre duas pessoas respondendo por um mesmo custo traz inúmeras vantagens para a empresa, entre elas o fato de termos um especialista em determinado tipo de gastos – o gerente do pacote – ao qual caberá:

Conhecer a natureza de cada classe de gasto sob sua responsabilidade

• Definir os parâmetros e os índices de desempenho dos gastos sob sua responsabilidade na fase que antecede a elaboração orçamentária;
• Negociar estes índices com os gerentes dos centros de custos e preparar junto com eles planos de ação objetivando alcançar estes índices;
• Atuar como facilitador durante a elaboração dos orçamentos dos centros de custos;
• Fazer o benchmarking interno entre os diversos centros de custos e divulgar entre eles as melhores práticas observadas;
• Identificar eventuais desvios e preparar, juntamente com o gerente do centro de custos, um relatório de anomalia com propostas de ações corretivas.
  

Na perspectiva do GMD, os índices de desempenho são padrões de excelência que devem ser perseguidos pelos gerentes dos centros de custos, sob a supervisão dos gerentes dos pacotes de gastos. Estes índices de desempenho, que são usados pelos gerentes dos centros de custos como métricas de eficiência no uso dos recursos pelos quais são responsáveis, relacionam uma despesa a um parâmetro que pode ser o número de funcionários, o número de documentos processados, a área do centro de custos etc. Exemplo: a despesa de telefone pode ser relacionada com o número de funcionários. O mesmo acontece com a despesa de manutenção de equipamentos de escritório. Já a despesa de cópias e reproduções ou de materiais de escritório podem ser relacionadas com o número de documentos processados.

Planejamento Orçamentário

No planejamento orçamentário, são definidas as metas orçamentárias com base nas análises feitas pelos gestores dos pacotes para cada item de despesa sob sua responsabilidade. Este processo pode ser decomposto em cinco fases:

1) Estruturação da matriz orçamentária : Nesta fase, os pacotes e as entidades são decompostos em três níveis e seus gestores são definidos.

2) Coleta de dados: Nesta fase, os diversos gastos são analisados pelos gestores dos pacotes; são definidos os parâmetros, é feita a coleta de dados necessários às comparações e são definidos os índices de desempenho.

3) Definição preliminar das metas: Nesta fase são identificados os principais fornecedores, são analisados os principais contratos de fornecimento e estabelecidas as metas de preços. Baseados nas conclusões deste trabalho, e com base nos índices de desempenho definidos na segunda fase, são definidas as metas preliminares que serão negociadas com os gestores das entidades.

4) Negociação: Nesta fase, as metas preliminares são negociadas e validadas. Com base nestas metas negociadas, são definidos os padrões de redução de gastos.

5) Consolidação: Nesta fase, as metas negociadas são consolidadas e divulgadas, as pessoas envolvidas no acompanhamento são treinadas e os planos de ação são elaborados.

O Controle Orçamentário

O segredo do sucesso do Gerenciamento Matricial de Despesas é o acompanhamento periódico dos gastos e a auditoria das causas dos desvios. Este acompanhamento é feito por meio das seguintes ferramentas:

Matriz de Acompanhamento

A matriz de acompanhamento é um relatório gerado mensalmente e que evidencia as metas acordadas, o resultado observado e os respectivos desvios. Este relatório pode ser tirado nos três níveis da matriz orçamentária. Para facilitar a visualização da situação de cada rubrica em relação à meta acordada, é utilizado um código de cores, denominado “farol”, cujos critérios são previamente estabelecidos. No gráfico abaixa, o critério utilizado foi:

• Despesas situadas entre 0% e 80% da meta: farol verde
• Despesas situadas entre 81% e 100% da meta: farol amarelo
• Despesas situadas acima de 100% da meta: farol vermelho.

Gráficos de Gestão a Vista

Os gráficos de gestão a vista é uma ferramenta de acompanhamento visual onde estão evidenciados os resultados obtidos pelas diversas entidades. Estes gráficos devem ser exibidos em locais de fácil visualização das pessoas envolvidas com aquelas entidades ou pacotes/O objetivo deste gráfico é motivar as pessoas envolvidas no processo na realização das metas acordadas.

Relatórios de Anomalias

Os relatórios de anomalias são documentos elaborados pelos gerentes de pacotes juntamente com os gerentes de entidades todas as vezes que forem observados desvios em relação às metas acumuladas. Este relatório deve evidenciar a natureza dos desvios observados e as medidas corretivas adotadas.

CONCLUSÃO DO GERENCIAMENTO MATRICIAL DE DESPESAS

O Gerenciamento Matricial de Despesas é um método gerencial que tem como objetivo a redução de custos, obtida por meio da análise detalhada da situação atual, identificação e utilização de melhores práticas. Adicionalmente, este método proporciona diversos benefícios qualitativos para a organização, entre eles conhecimento detalhado dos gastos; avaliação do desempenho de cada área; estabelecimento de metas justas e desafiadoras; melhoria da qualidade da base de dados para a tomada de decisão; implementação de mudanças/melhorias no processo de gestão dos recursos e elaboração do orçamento de custos que assegure o alcance de uma diretriz anual de redução de despesas.

É um método de planejamento e controle orçamentário aplicável a qualquer organização. Tem como foco o controle de custos e desperdícios objetivando o aumento do resultado da empresa.

• Envolve todo um processo de análise, revisão e avaliação das despesas propostas e não apenas das solicitações que ultrapassam o nível de gasto já existente
• Não leva em consideração o que ocorreu nos anos anteriores (Conceito de Base Zero)
• Todos os programas devem ser justificados cada vez que se inicia um novo ciclo orçamentário
• É um meio prático de os gestores empresariais não caírem na zona de conforto e procurarem oportunidades de melhoria
• Avalia as reais necessidades ou os excessos na empresa sem repetir os mesmos números do ano anterior
• Leva em consideração a situação atual e os fatores que a influenciam
• Propicia o conhecimento da real necessidade, capacidade produtiva e do controle de gastos e despesas

GERENCIAR é resolver problemas, implementar melhorias e atingir metas, de maneira planejada, metodológica e sistêmica. Estas são as principais funções dos gerentes.

NÃO EXISTE GERENCIAMENTO SEM METAS! Mayer.

ETAPAS ENVOLVIDAS

• O orçamento deve ser elaborado para o ano e subdividido por todos os setores, unidades de negócios e corporativo
• Devem ser utilizados os conceitos de gastos parametrizados por indicadores e variáveis base-zero
• Uso do conceito de acompanhamento cruzado utilizando-se da figura dos gestores de pacotes
• Sistema de monitoramento em intranet que facilite a visualização dos gastos e registro de planos de ações
• Deve ser realizado o desdobramento das metas até o último nível onde ocorrem os gastos (centros de custos)
• Devem ser elaborados os planos de ação para os desvios dos gastos
• Uso de técnica de revisão dos contratos dos fornecedores (formais ou informais), visando a reduções dos preços e, por conseqüência, incremento dos resultados de reduções de gastos